durch 
Hausverwalter erstellt Abrechnung nicht – Fristen retten, Risiken minimieren & dennoch abrechnen
Stand: 30. Januar 2026 • Rechtslage: deutsches Recht (BGB § 556, WEG § 18, HeizkostenV)
Ihr Hausverwalter liefert die WEG-Jahresabrechnung nicht? Dann wird es heikel: Die 12-Monats-Frist zur Betriebskostenabrechnung gegenüber Ihrer Mieterin läuft trotzdem weiter. Wenn sie verstreicht, sind Nachforderungen ausgeschlossen – die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) kann für diesen Schaden nicht haftbar gemacht werden. Daher gilt: früh handeln, konsequent dokumentieren und notfalls den Verwalter wechseln.
WICHTIG: Die Fristen gegenüber Mieter:innen laufen eigenständig. Die späte/fehlende WEG-Abrechnung stoppt die Uhr nicht. Handeln Sie sofort.
1) Rechtsgrundlagen & Rollenverteilung – wer schuldet wem was?
§ 556 BGB – Abrechnungs- und Ausschlussfrist
- Abrechnungszeitraum max. 12 Monate (oft Kalenderjahr).
- Abrechnung muss spätestens 12 Monate nach Periodenende beim Mietparteien zugegangen sein.
- Nach Fristablauf: Nachforderungen ausgeschlossen (Ausnahme nur bei fehlendem Vertretenmüssen – selten).
Quelle: Gesetzeswortlaut – § 556 BGB
§ 18 Abs. 4 WEG – Einsicht in Verwaltungsunterlagen
- Jede:r Eigentümer:in hat ein Recht auf Einsicht in Belege, Verträge, Ableseprotokolle, Buchhaltung.
- Einsicht kann vor Ort oder digital erfolgen; berechtigte Kopien zulässig.
Quelle: § 18 WEG
Rollen klarziehen
Mietrechtliche Pflicht zur Abrechnung trifft Sie als Vermieter:in gegenüber der Mieterin.
Keine Außenhaftung der WEG für Schäden aus Ihrem Mietverhältnis. Die WEG ist kein Vertragspartner der Mieterin; sie kann für entgangene Nachforderungen nicht belangt werden.
2) Frist-Management: So vermeiden Sie, dass Zeiten „einfach weglaufen“
Setzen Sie eigene Deadlines vor dem 31.12.[Folgejahr], z. B. 30.11. für Versand. Die Postlaufzeit zählt nicht als „Zugang“.
| Datum | Schritt | Ziel | Beleg/Proof |
|---|---|---|---|
| 01.10.–15.10. | Einsicht § 18 WEG beantragen | Belege sichern | Einwurfeinschreiben/Empfangsbestätigung |
| 20.10. | Fristsetzung an Verwalter (7–10 Tage) | Druck & Dokumentation | Schriftform, Fristende notieren |
| 01.11. | Teilabrechnung (ohne Heizkosten) vorbereiten | Fristwahrung | Entwurf, Zahlenstand |
| 25.11. | Versand Abrechnung | Zugang sicherstellen | Einwurf + Zeuge/Einwurfeinschreiben |
3) Was droht, wenn nicht fristgerecht abgerechnet wird?
Harte Rechtsfolge
- Nachforderungen ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB).
- Mieter:in kann Guthaben weiterhin verlangen.
- Verweis auf „fehlende WEG-Abrechnung“ hilft i. d. R. nicht.
Was bleibt möglich?
- Interne Schritte gegen den Verwalter (Abmahnung, Abberufung, ggf. Schadensersatz über die WEG).
- Teilabrechnung erstellen, soweit rechtlich tragfähig (ohne Heizkosten).
- Kommunikation mit Mieterin offen und nachweisbar führen.
| Konsequenz | Auswirkung | Praxis-Hinweis |
|---|---|---|
| Versäumte Abrechnungsfrist | Keine Nachforderung mehr möglich | Frühe Planung & Eskalation an Verwalter |
| Fehlende Heizkostenwerte | Gesamtabrechnung nicht vollständig | Abrechnung übriger BK fristgerecht; Heizkosten nachreichen |
| WEG liefert nicht | Kein „Friststopp“ | Einsichtsrecht nutzen, Verwalterwechsel erwägen |
4) Sonderfall Heizkostenabrechnung: Warum sie den Unterschied macht
Die Heizkostenverordnung verlangt eine verbrauchsabhängige Abrechnung von Heizung/Warmwasser. Ohne die Gebäude-Gesamtdaten des Messdienstes ist eine vollständige Erstellung durch einzelne Eigentümer:innen praktisch nicht möglich. Genau hier liegt der häufigste Engpass.
Was nicht geht
- Heizkosten „frei“ schätzen, obwohl Messwerte vorhanden sein müssten.
- Eigenmächtige Gebäude-Gesamtabrechnung ohne Daten der WEG/Messdienstleister.
Was geht
- Alle übrigen Betriebskosten (Wasser, Abwasser, Grundsteuer, Müll, Hausreinigung, Aufzug, Versicherung etc.) korrekt und fristgerecht abrechnen.
- Heizkosten ausdrücklich nachreichen, sobald die WEG/der Messdienst liefert.
- Parallel: Einsicht in Unterlagen gem. § 18 WEG erzwingen; Messdienst über Verwalter beauftragen lassen.
5) Dennoch an eine Abrechnung kommen – Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Einsicht nach § 18 Abs. 4 WEG beantragen. Fordern Sie Belege, Rechnungen, Verträge, Wirtschaftspläne, Kontoauszüge sowie alle Ableseprotokolle an. Bitten Sie um digitale Kopien.
- Verwalter mit Fristsetzung anmahnen. 7–10 Tage sind in der Praxis angemessen. Weisen Sie auf drohenden Fristablauf (§ 556 BGB) hin.
- Unterjährige Daten sammeln. Nutzen Sie Vorjahreswerte, Wartungsrechnungen, Verträge, Umlageschlüssel aus der letzten genehmigten Jahresabrechnung.
- Teilabrechnung erstellen. Rechnen Sie alle Positionen außer Heizkosten ab. Benennen Sie die Heizkosten separat als „folgt nach Vorlage der Messdienstabrechnung“.
- Kommunikation mit Mieterin. Erklären Sie transparent, warum Heizkosten nachgereicht werden. Setzen Sie eine realistische Nachreichfrist.
- Eigentümerversammlung & Beschluss. Beantragen Sie: a) sofortige Beauftragung/Erinnerung Messdienst, b) Erstellung der WEG-Abrechnung, c) ggf. Abberufung/Kündigung des Verwalters.
- Bei Blockade: Verwalterwechsel. Fordern Sie Angebote ein, priorisieren Sie Verwalter mit SLA zu Fristen, digitaler Belegführung und Schnittstellen zum Messdienst.
Muster „Einsichtsverlangen“
Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit verlange ich gemäß § 18 Abs. 4 WEG Einsicht in sämtliche Verwaltungsunterlagen zur Liegenschaft [Objekt/Adresse], insbesondere: Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge, Wirtschaftspläne, Ableseprotokolle, Messdienstabrechnungen. Bitte ermöglichen Sie mir binnen 7 Kalendertagen einen Einsichtstermin oder die digitale Übersendung in Kopie. Mit freundlichen Grüßen, [Name, Einheit, Kontaktdaten].
Muster „Fristsetzung/Abmahnung an Verwalter“
Hiermit setze ich Ihnen eine Frist bis zum [Datum, z. B. +10 Tage], die fehlenden Unterlagen vollständig vorzulegen und die Erstellung der Jahresabrechnung [Jahr] nachzuweisen. Ich verweise auf die mietrechtliche Abrechnungsfrist gem. § 556 Abs. 3 BGB sowie mein Einsichtsrecht nach § 18 Abs. 4 WEG. Nach fruchtlosem Ablauf werde ich die Einberufung einer Eigentümerversammlung beantragen und einen Verwalterwechsel unterstützen.
6) Übersichtstabellen – Pflichten, Risiken, To-dos
6.1 Pflichtenmatrix
| Bereich | Wer ist zuständig? | Was genau? | Risiko bei Versäumnis |
|---|---|---|---|
| Mieterabrechnung BK | Vermieter:in | Innerhalb 12 Monate erstellen, korrekt zustellen | Nachforderungen ausgeschlossen |
| Heizkostenabrechnung | WEG/Eigentümer gesamt (über Verwalter/Messdienst) | Verbrauchserfassung & Jahresabrechnung | Keine vollständige Abrechnung möglich |
| Unterlagenbereitstellung | Verwalter (für WEG) | Belege, Verträge, Ableseprotokolle | Interne Haftung, aber kein „Friststopp“ |
| Kontrolle/Steuerung | Eigentümergemeinschaft | Beschlüsse, Abberufung, Neuvergabe | Verzögerungen bleiben ungebremst |
6.2 Ampel-Check
Belege liegen vor, Abrechnung kann größtenteils erstellt werden; Heizkosten angekündigt nachzureichen.
Einzelne Belege fehlen, Verwalter hat Frist; Entwurf der Abrechnung läuft.
Keine Reaktion des Verwalters, Messdienst nicht beauftragt; Verwalterwechsel vorbereiten.
7) Praxis: So erstellen Sie eine rechtssichere (Teil-)Abrechnung
7.1 Datenliste, die Sie benötigen
- Letzte genehmigte WEG-Jahresabrechnung (Umlageschlüssel, Vorjahresmaßstab).
- Wirtschaftsplan (Vorschüsse, Anpassungen).
- Belege zu umlagefähigen Kosten: Wasser/Abwasser, Müll, Straßenreinigung, Gebäudeversicherung, Haftpflicht, Hausreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Aufzug, Hauswart, Schornsteinfeger, Wartung, Allgemeinstrom, etc.
- Ableseprotokolle (Verbrauchszähler außerhalb Heizung, z. B. Wasserzähler).
- Mietvertragliche Vereinbarungen zu Nebenkosten/Umlageschlüsseln.
7.2 Struktur der Abrechnung
- Kopfbereich: Abrechnungszeitraum, Mieter:in, Wohnung, Verweis auf Mietvertrag.
- Kostenarten: Jede Position mit Betrag, Verteilschlüssel, Anteil, Summe.
- Zwischensumme Betriebskosten ohne Heizkosten.
- Vorauszahlungen der Mieterin gegenüberstellen.
- Zwischenergebnis (Guthaben/Nachzahlung ohne Heizkosten).
- Hinweis: „Heizkosten werden nach Vorlage der Messdienstabrechnung gesondert nachgereicht.“
7.3 Formulierungsbaustein
„Die Heizkosten-Abrechnung für den Zeitraum [01.01.–31.12.JJ] liegt aufgrund fehlender Messdienstunterlagen derzeit nicht vor. Die Betriebskosten wurden fristwahrend abgerechnet; die Heizkosten werden unverzüglich nachgereicht, sobald die WEG-Abrechnung vorliegt.“
7.4 Zustellung & Beweis
- Per Einwurfeinschreiben oder persönliche Übergabe mit Zeuge.
- Bei E-Mail: Zustimmungsvereinbarung zur elektronischen Zustellung im Mietvertrag oder separat einholen.
- Dokumentieren: Versanddatum, Uhrzeit, Belege.
8) Kommunikation mit der Mieterin – deeskalierend und wirksam
Offene Kommunikation verhindert Streit und mindert das Risiko späterer Einwendungen. Sagen Sie klar, was vorliegt und was noch fehlt. Bitten Sie um Verständnis, ohne die eigene Pflicht zu relativieren.
Musteranschreiben an die Mieterin (Teilabrechnung)
Sehr geehrte Frau/Herr [Name],
anbei erhalten Sie die Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum [JJ]. Die Heizkosten werden nachgereicht, sobald die Messdienstabrechnung vorliegt. Die Verzögerung ist durch die späte Bereitstellung der WEG-Unterlagen bedingt. Wir danken für Ihr Verständnis und informieren Sie unaufgefordert, sobald die Heizkosten vorliegen.
9) Verwalterwechsel – wenn’s gar nicht mehr läuft
Bleibt der Verwalter untätig, ist der Wechsel oft die einzig sinnvolle Option. Prüfen Sie: Vertragslaufzeit, Kündigungsfristen, Abberufungsmodalitäten, Übergabepflichten (Belege, Konten, Verträge, digitale Daten).
9.1 Kriterien für die Auswahl
- SLA zu Abrechnungsfristen (schriftlich fixiert).
- Digitale Belegführung & Eigentümerportal.
- Erfahrung mit Messdienst-Schnittstellen.
- Transparente Vergütung, klare Reaktionszeiten.
9.2 Beschlussvorschlag (Muster)
„Die WEG beschließt, den aktuellen Verwalter zum nächstmöglichen Zeitpunkt abzuberufen und die Verwaltung ab [Datum] an [Neuer Verwalter] zu vergeben. Der neue Verwalter wird angewiesen, die Jahresabrechnung [JJ] binnen [8] Wochen zu erstellen und die Messdienstabrechnung sofort zu beauftragen.“
10) FAQ – häufige Fragen kurz & klar
1. Läuft die Frist auch ohne WEG-Abrechnung weiter?
Ja. Die Frist des § 556 Abs. 3 BGB knüpft an Ihr Mietverhältnis an – nicht an die WEG.
2. Kann ich die WEG für meinen Mietschaden belangen?
Nein. Die WEG ist nicht Vertragspartnerin Ihrer Mieterin; sie haftet nicht nach außen für Ihr Versäumnis.
3. Was, wenn der Messdienst keine Daten liefert?
Über den Verwalter Druck machen (Beauftragung, Mahnung, Vertragsprüfung). Ohne Messwerte ist eine vollständige Heizkostenabrechnung regelmäßig nicht möglich.
4. Darf ich schätzen?
Nur in engen Grenzen und i. d. R. nicht für ganze Gebäude ohne Grundlage. Risiko: Anfechtung durch die Mieterin.
5. Bleibt ein Guthaben der Mieterin trotz Verspätung bestehen?
Ja. Erstattungen bleiben durchsetzbar; nur Nachforderungen sind typischerweise ausgeschlossen.
6. Kann ich Heizkosten später nachreichen?
Ja, wenn Sie die übrigen Betriebskosten fristgerecht abgerechnet haben und die Nachreichung klar angekündigt ist.
7. Was ist, wenn die Verwaltung komplett blockiert?
Eigentümerversammlung einberufen, Beschlüsse fassen, ggf. einstweilige Verfügung, Verwalterwechsel anstoßen.
8. Wie sichere ich den Zugangsnachweis?
Einwurfeinschreiben, persönliche Übergabe mit Zeugen, elektronische Zustellung nur mit Vereinbarung.
9. Brauche ich eine Anwältin/einen Anwalt?
Nicht zwingend, aber bei Blockaden oder drohendem Fristablauf sehr empfehlenswert.
10. Wie formuliere ich die Nachreichung der Heizkosten?
„Die Heizkosten werden nach Vorlage der Messdienstabrechnung für den Zeitraum [JJ] gesondert abgerechnet und mitgeteilt.“
11) Wichtige Links & Quellen
- § 556 BGB – Abrechnung und Verjährung
- § 18 WEG – Einsicht in Verwaltungsunterlagen
- Heizkostenverordnung
Noch einmal deutlich: Fristen gegenüber Mieter:innen laufen unerbittlich. Die WEG wird für daraus entstehende Schäden grundsätzlich nicht haften. Reagieren Sie früh, dokumentieren Sie alles, und wechseln Sie notfalls den Verwalter.
12) Fazit – Handlungssicherheit in fünf Punkten
- Frist im Blick behalten: 12 Monate nach Periodenende – Zugang zählt.
- Einsichtsrecht nutzen: § 18 WEG sofort ziehen, Belege sichern.
- Teilabrechnung erstellen: BK fristgerecht, Heizkosten sauber nachreichen.
- Verwalter steuern: Fristen setzen, Beschlüsse, notfalls Wechsel.
- Dokumentieren & zustellen: Beweise für jeden Schritt sichern.
Mit diesem Vorgehen wahren Sie Ihre Ansprüche, auch wenn die Verwaltung trödelt. Sie behalten die Kontrolle, vermeiden teure Fristversäumnisse und sorgen für Transparenz gegenüber Ihrer Mieterin.
Treten Sie der Diskussion bei