Ein Verwalterwechsel in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) ist ein entscheidender Schritt, der sorgfältig geplant werden muss. Ob aufgrund Unzufriedenheit, Digitalisierungsmängeln oder Pflichtverletzungen – Eigentümer müssen beim Wechsel des Hausverwalters zahlreiche rechtliche Vorgaben beachten.
Dieser umfassende Leitfaden erklärt den gesamten Ablauf des Verwalterwechsels, liefert rechtssichere Muster für Kündigungen und Beschlüsse, erläutert die Einberufung der Eigentümerversammlung und zeigt, wie Sie Fehler vermeiden.
Warum sollte ein Verwalter gewechselt werden?
Ein Wechsel des WEG-Verwalters kann aus verschiedenen Gründen notwendig sein:
✅ Leistungsmängel – Unerreichbarkeit, verspätete Abrechnungen, schlechte Buchführung.
✅ Kosten & Preis-Leistungs-Verhältnis – Zu hohe Gebühren ohne entsprechenden Mehrwert.
✅ Digitalisierungsmängel – Fehlende Online-Verwaltung, ineffiziente Prozesse.
✅ Pflichtverletzungen – Fehlende Versicherungen, nicht gezahlte Rechnungen oder undurchsichtige Finanzen.
✅ Vertragsende – Der bestehende Vertrag läuft aus, und ein neuer Verwalter soll bestellt werden.
Durch einen strukturierten Verwalterwechsel kann sichergestellt werden, dass die WEG professionell verwaltet bleibt und alle Prozesse reibungslos funktionieren.
Rechtliche Grundlagen für die Kündigung eines WEG-Verwalters
Laut § 26 Abs. 3 WEG kann der WEG-Verwalter jederzeit durch Mehrheitsbeschluss abberufen werden. Dabei gilt:
✔ Die Abberufung erfolgt mit einfacher Mehrheit auf einer Eigentümerversammlung.
✔ Die Kündigung des Verwaltervertrags ist ein separater Schritt und richtet sich nach den vertraglichen Bedingungen.
✔ Falls keine besonderen Vertragsklauseln bestehen, beträgt die gesetzliche Kündigungsfrist sechs Monate zum Jahresende.
Verwalter kündigen – Ordentlich oder außerordentlich?
Ein WEG-Verwalter kann entweder fristgerecht (ordentlich) oder sofort (außerordentlich) gekündigt werden.
Ordentliche Kündigung (zum Vertragsende)
📌 Wer kann kündigen? Die Eigentümergemeinschaft durch Mehrheitsbeschluss.
📌 Wie erfolgt die Kündigung? Schriftlich per Einschreiben mit Rückschein.
📝 Muster für eine ordentliche Kündigung:
📍 Betreff: Kündigung des Verwaltervertrags zum nächstmöglichen Termin
[Name der WEG]
[Adresse]
[Ort, Datum]
An: [Name der Hausverwaltung]
[Adresse]
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit kündigen wir den mit Ihnen geschlossenen Verwaltervertrag fristgerecht zum nächstmöglichen Termin, spätestens jedoch zum [Datum], gemäß den vertraglichen Bestimmungen und § 26 WEG.
Bitte bestätigen Sie uns den Erhalt dieser Kündigung schriftlich.
Außerordentliche Kündigung (fristlos wegen Pflichtverletzungen)
📌 Gründe für eine fristlose Kündigung:
✅ Fehlende Abrechnungen oder fehlerhafte Buchführung.
✅ Nicht gezahlte Rechnungen oder unklare Finanzverwaltung.
✅ Verweigerung der Herausgabe wichtiger Unterlagen.
📝 Muster für eine außerordentliche Kündigung:
📍 Betreff: Fristlose Kündigung des Verwaltervertrags
[Name der WEG]
[Adresse]
[Ort, Datum]
An: [Name der Hausverwaltung]
[Adresse]
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit kündigen wir den mit Ihnen geschlossenen Verwaltervertrag außerordentlich und mit sofortiger Wirkung gemäß § 26 WEG aufgrund folgender Pflichtverletzungen:
- [Beschreibung der Pflichtverletzung, z. B. nicht erstellte Abrechnungen].
Wir fordern Sie auf, sämtliche Verwaltungsunterlagen bis spätestens [Datum] an die Eigentümergemeinschaft zu übergeben.
Eigentümerversammlung einberufen – So funktioniert es richtig
Wer darf eine Eigentümerversammlung einberufen?
📌 Laut § 24 WEG können Versammlungen einberufen werden durch:
✅ Den aktuellen Verwalter (in der Regel einmal pro Jahr oder bei dringendem Anlass).
✅ Den Verwaltungsbeirat, falls vorhanden.
✅ 25 % der Eigentümer (Miteigentumsanteile), falls der Verwalter nicht reagiert.
Fristen für die Einladung
📌 Ordentliche Eigentümerversammlung: Mindestens 3 Wochen vorher schriftlich einladen.
📌 Außerordentliche Eigentümerversammlung: 2 Wochen Frist sind bei dringenden Fällen möglich.
📍 Betreff: Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung
Sehr geehrte Wohnungseigentümer,
hiermit laden wir Sie zur außerordentlichen Eigentümerversammlung ein.
📅 Datum: [Datum]
📍 Ort: [Ort oder Online-Link]
⏰ Uhrzeit: [Uhrzeit]
Tagesordnungspunkte:
1️⃣ Abberufung des aktuellen Verwalters
2️⃣ Kündigung des Verwaltervertrags
3️⃣ Bestellung eines neuen Verwalters
Bitte nehmen Sie teil oder erteilen Sie eine Stimmvollmacht.
Welche Unterlagen muss der alte Verwalter übergeben?
📂 Buchhaltungsunterlagen – Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Kontoauszüge, Liste der Sachkonten und Buchungen
📂 Vertragsunterlagen – Versicherungen, Dienstleister- und Mietverträge.
📂 Mieterlisten & Kontaktdaten.
📂 Schlüssel & Zugangskarten.
📂 Protokolle vergangener Eigentümerversammlungen.
Falls der Verwalter sich weigert, Unterlagen herauszugeben, kann die WEG eine gerichtliche Herausgabeklage nach § 667 BGB einreichen.
Wie wir Sie beim Verwalterwechsel unterstützen
Ein Verwalterwechsel kann kompliziert sein, aber mit unserer Unterstützung gelingt er einfach, rechtssicher und ohne Verzögerungen.
✅ Prüfung des Verwaltervertrags & Kündigungsfristen.
✅ Erstellung aller erforderlichen Dokumente & Muster.
✅ Organisation & Einladung zur Eigentümerversammlung.
✅ Begleitung der Übergabe & Kontrolle der Unterlagen.
✅ Sicherstellung einer modernen & digitalen Verwaltung.
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