⚙️ Umsetzungsschritte:
Zu Beginn der Anwendung der verschiedenen Software-Lösungen wird zunächst sichergestellt, dass sämtliche eingehenden Daten zentralisiert werden, um Medienbrüche zu verhindern.
Automatisierte Rechnungserkennung mit OCR: 🔍
Eingehende Rechnungen werden automatisch per OCR (Optical Character Recognition) erfasst, wodurch die relevanten Daten wie Rechnungsempfänger, Betrag, Datum und Rechnungsnummer extrahiert werden. Dies ermöglicht eine schnelle und fehlerfreie Verarbeitung. Die extrahierten Daten dienen als Grundlage, müssen jedoch einmalig manuell in Impower eingegeben werden.Dokumentenverarbeitung und Ablage in SharePoint: 📁
Die erfassten Rechnungsdaten werden strukturiert in SharePoint abgelegt. Dabei werden die Dokumente mit umfangreichen Metadaten versehen, sodass sie leicht filter- und durchsuchbar sind. Power Automate sorgt dafür, dass Rechnungsänderungen in Impower automatisch in SharePoint aktualisiert werden.Automatische Freigabe und Benachrichtigung: 🔔
Nach der Verarbeitung werden die Rechnungen automatisch an die jeweiligen Eigentümer im Kundenportal freigegeben. Zusätzlich können Benachrichtigungen für verschiedene Parteien (z. B. Steuerberater oder Verwalter) automatisiert versendet werden.Individuell anpassbare Workflows: ⚡
Weitere Automatisierungen sind individuell einstellbar, z. B. eine automatische Zahlungskontrolle oder Erinnerungen bei ausstehenden Rechnungen. Damit lassen sich Prozesse effizienter und sicherer gestalten.
Traditionell setzen viele Immobilienverwaltungen auf eigene Server zur Speicherung und Verwaltung von Dokumenten. Die Nutzung von SharePoint bietet jedoch erhebliche Vorteile gegenüber dieser klassischen Methode:
Der Betrieb eines eigenen Servers erfordert hohe Investitionen in Hardware, Wartung und IT-Personal. SharePoint als Cloud-Lösung reduziert diese Kosten erheblich.
Während ein eigener Server bei steigenden Anforderungen schnell an seine Grenzen stoßen kann, lässt sich SharePoint flexibel anpassen und bietet unbegrenzten Speicherplatz.
Microsoft stellt mit SharePoint eine hochsichere Infrastruktur bereit, die automatische Backups, redundante Datenspeicherung und erweiterte Zugriffskontrollen umfasst. Damit sind Dokumente besser vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff geschützt als auf einem lokalen Server.
- Effizienzsteigerung: ⏳Durch OCR-Erkennung und Automatisierung wird der manuelle Aufwand erheblich reduziert.
- Transparenz: 🔎Eigentümer haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Rechnungsdokumente, was das Vertrauen stärkt und Rückfragen minimiert.
- Strukturierte Ablage: 🗂️Die Nutzung von SharePoint ermöglicht eine übersichtliche und nachvollziehbare Dokumentenverwaltung.
- Illo inventore veritatis et quasi architecto beatae.