Ausgangssituation
Die Hausverwaltung besteht aus vier Mitarbeitern an einem festen Standort sowie einem standortunabhängigen Mitarbeiter (Remote). Der tägliche Posteingang beläuft sich auf ca. 25 Briefe. Bisher erfolgt die Postbearbeitung manuell: Die Post wird vor Ort entgegengenommen, gescannt und anschließend in Objektordnern archiviert. Ziel des Projekts ist es, den Posteingang zu zentralisieren, eine automatische OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) einzuführen und eine intelligente Verschlagwortung vorzunehmen, um Dokumente wie Rechnungen schneller auffindbar zu machen. Zudem soll die physische Ablage entfallen und eine digitale Archivierung etabliert werden. Einschreiben sollen nicht an Poststellen gehen, sondern direkt im System verarbeitet werden.
Vor dem Start des Projekts wurde ein Workshop mit den Mitarbeitern der Hausverwaltung durchgeführt. Ziel war es, die bestehenden Prozesse zu erfassen, Anforderungen an das neue System zu definieren und Unternehmensrichtlinien sowie bestehende Workflows zu analysieren.
Vorgehen:
Vorbereitung: Die Mitarbeiter erhielten vorab eine Frageliste, um ihre Anforderungen und Probleme mit dem aktuellen System zu formulieren.
Workshop (5 Stunden):
Analyse des bisherigen Workflows
Besprechung von Schwachstellen und Optimierungsmöglichkeiten
Festlegung der Anforderungen an das neue System
Klärung von Fragen zur Integration in bestehende Software
Ergebnis: Definition eines schrittweisen Implementierungsplans mit Fokus auf eine benutzerfreundliche Umsetzung.
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